Diciamolo, progettare e condurre un World Café non è difficile: non ci sono limiti se non quelli dati dalla tua immaginazione e dalla capacità di gestire le persone.
In questo articolo ci focalizziamo sul tema della gestione dei partecipanti e condividiamo con te 8 punti essenziali dei quali occorre tener conto per rendere l’intervento del World Café il più coinvolgente ed interattivo possibile.
Abbiamo rappresentato graficamente questi 8 punti su delle Card: salvale, stampale e sentiti libero di utilizzarle nel tuo prossimo evento di gruppo.
- “Contribuisci con il tuo pensiero”
Uno dei punti salienti del World Café è la possibilità di generare discussioni collettive bottom-up, partendo dal basso, raccogliendo/accogliendo la voce di tutti.
A questo proposito è importante che il facilitatore di ogni tavolo sia in grado di incentivare l’emersione del pensiero di tutti, spronando a non aver timore di esporsi ma soprattutto spronando a strutturare un proprio pensiero sulla questione.
Potrebbe succedere che i partecipanti abbiano iniziali resistenze ad esporsi, soprattutto su tematiche che riguardano il loro rapporto con l’azienda.
Compito del facilitatore è, a questo punto, utilizzare un approccio rassicurante e spronante allo stesso tempo. - “Parla con la mente e con il cuore”
Siamo persone intere, dotate di mente pensante e di emozioni.
Durante le discussioni è importante che il facilitatore incentivi un pensiero strutturato ma anche risonante con la parte emotiva del partecipante; per questo motivo bisogna lavorare moltissimo sull’abbassare le difese di ogni persona seduta intorno al tavolo.
E’ allo stesso modo importante che il facilitatore attivi un radar sul riconoscimento dei segnali non verbali: oltre al linguaggio manifesto c’è un contenuto implicito, governato dall’inconscio, meno filtrato dalla mente pensante. E’ importante dar voce anche a questi deboli segnali che nascondono moltissime informazioni rilevanti per la persona e l’organizzazione.
Si ribadisce, a questo proposito, la necessità di sottolineare che si è in contesto protetto, di apprendimento e di ascolto della voce di tutti. - “Concentrati su ciò che è importante”
L’attività del World Café richiede che, a monte, venga identificato un certo numero di domande strategiche e di rilevanza per l’organizzazione.
Domande “potenti” aumentano il coinvolgimento dei partecipanti.
Potrebbe succedere che, a seguito di domande fortemente importanti, i partecipanti si espongano veramente tanto fino ad andare anche oltre la richiesta esplicita. In fondo, non capita tutti i giorni di potersi esprimere liberamente su questioni importanti per la propria azienda; non capita tutti i giorni neanche di potersi confrontare apertamente con i propri colleghi.
A questo punto diventa veramente importante che il facilitatore tenga le redini della discussione, sedando tutte quelle affermazioni non così pertinenti con la domanda proposta. - “Poni domande per comprendere veramente ciò che l’altro