Facilitazione Visuale con gruppi XL: piccoli dettagli che abbiamo imparato nel tempo

Ci è capitato diverse volte di LAVORARE CON GRANDI GRUPPI (dalle 100 alle 150 persone) con progetti di FACILITAZIONE VISUALE.

Lì per lì la cosa può rendere nervosi ma in realtà ci si rende conto, con il tempo, che le principali dinamiche sociali/gestione d’aula sono sempre le stesse.

* Ecco in pochi punti cosa ho imparato dalle esperienze con gruppi taglia L di quest’anno passato *

🖍 L’ENERGIA che deriva da un grande gruppo è unica ed è rigenerante: può essere estremamente coinvolgente ma anche travolge dunque occhio a mantenerla sempre alta e in una direzione positiva e produttiva.

🖍 Cerca dei PARTNER, degli alleati che abbiano il tuo stesso stile e condividano con te il tuo stesso patto d’aula. Costruisci una squadra di alleati intorno a te che possa essere d’esempio per il gruppo con il quale andrai a lavorare.

🖍 Farsi ASCOLTARE da 150 persone non è come farsi ascoltare da 30 persone: beh serve tanta creatività a volte per trovare delle strategie efficaci ma educate per farsi ascoltare. Io utilizzo spesso la tecnica: “shh, ognuno faccia ssshh al suo compagno a sinistra”. Non nego che in altri casi ho portato con me una campanella di quelle che si utilizzano in reception.

🖍 Farsi ascoltare ma anche farsi VEDERE da tutti. La prossemica (la gestione dello spazio) è qualcosa che non può essere lasciata al caso con grandi gruppi; il rischio è quello di trascurare del tutto alcune persone solo perché sedute lontane da noi. Cerca dunque una posizione che ti permetta di essere visibile da tutti e magari gira tra i tavoli/sedie cercando il contatto visivo delle diverse persone. Tutti devono sentirsi parte del progetto.

🖍 A proposito, la LOCATION non è assolutamente un dettaglio da trascurare con grandi gruppi: fondamentale che sia ampia; stare stretti non solo non piace a nessuno ma può anche essere un ostacolo all’ascolto reciproco. Presta anche attenzione al fatto che la stanza non produca eco: l’esperienza di facilitazione in caso contrario può risultare del tutto spiacevole.

🖍 Cerca di PREVEDERE TUTTO, anche l’imprevedibile: scandisci molto bene i tempi dell’intervento e dettaglia tutti i contenuti, gli aspetti logistici, i ruoli, la suddivisione in squadre per i lavori in sottogruppo… Insomma: prenditi del tempo, in fase di preparazione, per “farti il film” completo della situazione, cerca di immaginare il più possibile tutto, nei suoi minimi dettagli.

🖍 Chiudi con UN ICE BREAKING COLLETTIVO. Cerca attivamente di realizzare, magari a sorpresa, un momento di team building. Pochi minuti (massimo 10), semplici mosse, per ricordare la bellezza del lavoro di squadra!

Come realizzare al meglio un World Cafè in 8 punti

Diciamolo, progettare e condurre un World Café non è difficile: non ci sono limiti se non quelli dati dalla tua immaginazione e dalla capacità di gestire le persone.

In questo articolo ci focalizziamo sul tema della gestione dei partecipanti e condividiamo con te 8 punti essenziali dei quali occorre tener conto per rendere l’intervento del World Café il più coinvolgente ed interattivo possibile.

Abbiamo rappresentato graficamente questi 8 punti su delle Card: salvale, stampale e sentiti libero di utilizzarle nel tuo prossimo evento di gruppo.

  1. “Contribuisci con il tuo pensiero”
    Uno dei punti salienti del World Café è la possibilità di generare discussioni collettive bottom-up, partendo dal basso, raccogliendo/accogliendo la voce di tutti.
    A questo proposito è importante che il facilitatore di ogni tavolo sia in grado di incentivare l’emersione del pensiero di tutti, spronando a non aver timore di esporsi ma soprattutto spronando a strutturare un proprio pensiero sulla questione.
    Potrebbe succedere che i partecipanti abbiano iniziali resistenze ad esporsi, soprattutto su tematiche che riguardano il loro rapporto con l’azienda.
    Compito del facilitatore è, a questo punto, utilizzare un approccio rassicurante e spronante allo stesso tempo.
  2. “Parla con la mente e con il cuore”
    Siamo persone intere, dotate di mente pensante e di emozioni.
    Durante le discussioni è importante che il facilitatore incentivi un pensiero strutturato ma anche risonante con la parte emotiva del partecipante; per questo motivo bisogna lavorare moltissimo sull’abbassare le difese di ogni persona seduta intorno al tavolo.
    E’ allo stesso modo importante che il facilitatore attivi un radar sul riconoscimento dei segnali non verbali: oltre al linguaggio manifesto c’è un contenuto implicito, governato dall’inconscio, meno filtrato dalla mente pensante. E’ importante dar voce anche a questi deboli segnali che nascondono moltissime informazioni rilevanti per la persona e l’organizzazione.
    Si ribadisce, a questo proposito, la necessità di sottolineare che si è in contesto protetto, di apprendimento e di ascolto della voce di tutti.
  3. “Concentrati su ciò che è importante”
    L’attività del World Café richiede che, a monte, venga identificato un certo numero di domande strategiche e di rilevanza per l’organizzazione.
    Domande “potenti” aumentano il coinvolgimento dei partecipanti.
    Potrebbe succedere che, a seguito di domande fortemente importanti, i partecipanti si espongano veramente tanto fino ad andare anche oltre la richiesta esplicita. In fondo, non capita tutti i giorni di potersi esprimere liberamente su questioni importanti per la propria azienda; non capita tutti i giorni neanche di potersi confrontare apertamente con i propri colleghi.
    A questo punto diventa veramente importante che il facilitatore tenga le redini della discussione, sedando tutte quelle affermazioni non così pertinenti con la domanda proposta.
  4. “Poni domande per comprendere veramente ciò che l’altro dice”
    Ascoltare non è facile: richiede un forte investimento di energie ed una grande capacità di focalizzarsi sulla conversazione, liberandosi da preconcetti e convinzioni personali.
    Consiglio sempre prima di rispondere definitivamente al proprio interlocutore, per generare un ambiente sempre più orientato al dialogo e al confronto, di fare almeno 2 domande:
    – una di approfondimento del pensiero dell’altro;
    – un’altra per sincerarsi di aver compreso ciò che l’interlocutore dice.
  5. “Ascolta per comprendere, non per valutare”.
    L’atto dell’ascolto è un dono che noi facciamo verso l’altro, ma in realtà anche verso noi stessi nel momento in cui ciò ci consente di allargare le nostre prospettive.
    Probabilmente, la qualità dell’ascolto nei tavoli di discussione può essere un fattore determinante del successo (o meno) del World Café: attraverso la pratica dell’ascolto e della condivisone dei propri punti di vista, si avviano 2 processi che portano all’emersione dell’intelligenza collettiva:
    – la contaminazione tra riflessioni;
    – l’allargamento delle prospettive individuali verso un orizzonte comune.
  6. “Collega e connetti i diversi elementi”
    L’opportunità di spostarsi tra i tavoli e di conoscere i punti di vista di un gran numero di colleghi dà accesso a tantissime informazioni.
    Questo può dar vita a nuove scoperte costruttive solo se il facilitatore è in grado di tenere le fila, sintetizzando i contributi dei diversi gruppi, e sollecitando i partecipanti a visualizzare delle connessioni e costruzioni di nuovi pattern…. anche con l’ausilio di pennarelli, grafici e icone.
  7. “Disegna e scarabocchia”
    Sul perché è importante scarabocchiare ti rimandiamo su questa pagina.
  8. “Divertiti”
    Il World Café è un’attività divertente ma impegnativa allo stesso tempo; per questo il facilitatore manterrà un’atmosfera leggera e informale per favorire la maggiore libertà di espressione dei partecipanti.
    In fondo lo strumento del World Café si basa sul concetto “le migliori idee dei gruppi nascono davanti alle macchinette”: sulla base di ciò, si promuove il divertimento, il motto di spirito e la leggerezza, ma senza mai perdere di vista il vero obiettivo del meeting: generare valore e best practices per la propria organizzazione.

Come promesso, sotto troverai le 8 carte da stampare e collocare su tutti i tavoli di discussione del tuo World Café.

Buon lavoro!